Wat wel en wat niet te communiceren rond het ontslag van een werknemer?

Een werknemer ontslaan is geen lichte taak. Je moet zaken correct regelen en daarnaast het ontslag goed communiceren. Zowel aan de betreffende werknemer als aan diens collega’s en eventuele derden.

De grote vraag is: wat kun je wel en wat niet communiceren rond het ontslag van een werknemer? In deze blog geven we concrete tips hoe je de communicatie rond een ontslag aanpakt.

De eerste persoon die je van een ontslag op de hoogte brengt, is uiteraard de werknemer in kwestie. Geen eenvoudige taak, want je moet diegene slecht en ingrijpend nieuws brengen. Een goede voorbereiding voor het ontslaggesprek is daarom essentieel.

Tip 1: Zorg voor een rustige omgeving en een goede timing

Iemand ontslaan doe je bij voorkeur face-to-face. Niet telefonisch of per e-mail. Creëer een rustige setting voor het gesprek met voldoende privacy. Zorg ervoor dat je niet gestoord kunt worden, ook niet telefonisch.

Voer het ontslaggesprek aan het begin van de werkdag en liever niet op een vrijdag. Zo heeft de werknemer de tijd om het nieuws te laten bezinken en eventuele vragen later die dag nog te stellen.

Bonustip: let erop dat de werknemer die dag geen belangrijke meetings of deadlines op de planning heeft staan.

Tip 2: Een goede voorbereiding is het halve werk

Communiceer de boodschap van het ontslag zo duidelijk mogelijk. Ook dien je de reden voor het ontslag te vermelden. Als het goed is, komt die reden niet uit de lucht vallen.

– Is het een ontslag wegens disfunctioneren of verwijtbaar handelen? Dan is de werknemer daar als het goed is al eerder op aangesproken en ligt er een dossier.

– Bij een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen is er waarschijnlijk al eerder gecommuniceerd naar het personeel dat het niet goed gaat met het bedrijf.

Met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat je vragen of onduidelijkheden meteen kunt behandelen. Eerdere feedbackmomenten en een eventueel ontslagdossier zijn ankerpunten waar je tijdens het ontslaggesprek op terug kunt grijpen.

Bonustip: om nog sterker te staan, kun je het ontslag laten toetsen door het UWV of een kantonrechter.

Tip 3: Breng de boodschap direct

Kom direct ter zake en draai niet om de boodschap heen. Introduceer het slechte nieuws met een zin als: “Ik heb helaas geen goed nieuws vandaag”. Zo is de werknemer emotioneel voorbereid op wat gaat komen.

Daarna vertel je de werknemer direct waar het op staat. Bijvoorbeeld: “Ik heb besloten je te ontslaan” of “Je contract wordt helaas niet verlengd”.

Om de boodschap nog duidelijker te maken, kun je toevoegen: “Dat betekent dat je binnenkort niet langer werkzaam bent bij ons.”

Op deze manier weet de werknemer direct waar hij/zij aan toe is. Geef concrete argumenten voor het ontslag. Gebruik geen omslachtig taalgebruik of verwijten, maar houd het concreet en zakelijk.

Tip 4: Blijf rustig, ondanks emoties

Een ontslaggesprek kan emoties teweeg brengen. Aan jou de taak om rustig te blijven. Je mag uiteraard begripvol reageren, maar troost de werknemer niet. Dat kan verwarring veroorzaken of de indruk wekken dat er nog ruimte is voor onderhandeling.

Laat de werknemer uitpraten en beantwoord eventuele vragen zo goed mogelijk. Lopen de emoties hoog op? Las dan een pauze in en plan een vervolgafspraak.

Tip 5: Neem iemand mee

Heb je nog niet veel ervaring met ontslaggesprekken? Of verwacht je veel weerstand? Dan kan het prettig zijn om een derde persoon bij het gesprek te betrekken. Zoals een collega HR-medewerker of iemand van de directie. Dat voorkomt bovendien discussies over wat er precies gezegd is. Laat de werknemer bij aanvang van het gesprek weten wat de rolverdeling is.

Tip 6: Bespreek het plan van aanpak

Vertel de werknemer wat de vervolgstappen zijn. Een helder plan van aanpak geeft houvast. Geef aan dat er ook na het ontslaggesprek nog ruimte is voor vragen en plan eventueel een vervolggesprek. 

Geef daarnaast toelichting over onder andere de opzegtermijn, een eventuele vaststellingsovereenkomst, transitievergoeding, het recht op een WW-uitkering en wat de laatste werkdag is.

Tip 7: Zorg voor een ontslagbevestiging op papier

Als werkgever ben je wettelijk verplicht het ontslag schriftelijk te bevestigen aan de werknemer. Dat staat vermeld in het Burgerlijk Wetboek, artikel 7:671a lid 6. 

Een ontslagbrief bevat onder andere de datum waarop het dienstverband eindigt, de reden van het ontslag en de opzegtermijn (mits van toepassing). De ontslagbrief is het bewijs dat je als werkgever de wettelijke opzegtermijn hebt gerespecteerd.

Als de werknemer op de hoogte is van het ontslag, moeten ook de directe collega’s worden geïnformeerd. Net als eventuele relaties, zoals klanten of leveranciers. Denk na over je aanpak hierin. Want wat kun je wel en wat niet communiceren rond het ontslag van een werknemer?

Als het ontslag geïnitieerd is door de werkgever, zal de werknemer niet staan te springen om dat te melden aan derden. Neemt de werknemer zelf ontslag? Dan gaat het vertellen aan collega’s vaak iets makkelijker. In beide gevallen kun je samen met de werknemer bespreken hoe en wanneer jullie het ontslag aankondigen. Een aantal tips:

Tip 1: Organiseer een meeting met de directe collega’s

Het is belangrijk directe collega’s zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van het ontslag. Vooral als zij werkzaamheden (tijdelijk) moeten opvangen. Bovendien wil je geruchten voorkomen.

Respectvolle communicatie van het ontslag is belangrijk. Stuur dus geen algemene mail met de mededeling ‘Jan is ontslagen’ naar het volledige personeelsbestand van 428 medewerkers. Een kleinschalige meeting is een betere aanpak. Nodig hiervoor alleen de directe collega’s uit en stuur hen kort van tevoren een e-mail om de meeting aan te kondigen.

Met een persoonlijk gesprek voorkom je ruis, roddels en een collectieve angst voor ontslag. Ook voorkom je vermindering van productiviteit en schuldgevoelens tegenover de ontslagen collega.

Tip 2: Deel alleen feiten over het ontslag

Wat wel en wat niet te communiceren rond het ontslag van een werknemer? Dat hangt af  van de reden van het ontslag. Het is aan te raden om alleen de noodzakelijke informatie te delen. Vertel dat ‘Jan’ is ontslagen (of ontslag genomen heeft) en wanneer zijn laatste werkdag is. Bespreek vervolgens de praktische kant van het ontslag, zoals het overnemen van taken.

De reden voor het ontslag ligt doorgaans gevoeliger. Wordt de werknemer ontslagen door verwijtbaar handelen bijvoorbeeld, dan hoef je dat als werkgever niet te communiceren aan collega’s. Je respecteert daarmee de privacy van de werknemer.

Had het ontslag een bedrijfseconomische reden? Dan is het wél slim om daar open over te zijn. Vertel ook hoeveel werknemers ontslagen zijn, en hoe de baankansen er voor de overgebleven medewerkers uitzien.

Is er sprake van een collectief ontslag? Licht dan toe hoe de selectie voor het ontslag is gemaakt. Bijvoorbeeld dat alleen de nieuwste werknemers zijn ontslagen. Belangrijk: deel ook hoe de ontslagen het bedrijf zullen helpen. Daarmee voorkom je onrust en angst.

Tip 3: Maak ruimte voor vragen

Een ontslag roept vragen op, dat is onvermijdelijk. Waar de één emotioneel kan worden omdat een bevriende collega vertrekt, kunnen er ook praktische vragen voorkomen. Door hier de tijd voor te nemen, laat je zien dat je als werkgever transparant bent. Daarnaast is het natuurlijk leuk om een afscheidsfeestje of -borrel te organiseren zodat collega’s prettig afscheid kunnen nemen.

Tip 4: Wat verandert er voor de werknemers die overblijven?

Ontslagen zorgen meestal voor een verschuiving in taken. Wees duidelijk over deze wijzigingen en beantwoord vragen. Laat ook blijken dat je de werklast goed in de gaten houdt om te zien of de werkdruk voor niemand te zwaar wordt. Het is een blijk van goed werkgeverschap als je het welzijn van je medewerkers op de eerste plaats zet.

1. Langdradig zijn. Probeer niet het slechte nieuws te verpakken in een lang verhaal. Wees duidelijk en kom snel ter zake.
2. Ingewikkeld taalgebruik of onduidelijk zijn. Een ontslag verpakken in wollig taalgebruik zorgt niet dat de klap minder hard aankomt. Het zorgt hooguit voor onduidelijkheid.
3. Jezelf tegenspreken. Mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn.

Een ontslag heeft impact. Gelukkig zijn er manieren waarop je de ontslagen werknemer kunt helpen en tegelijkertijd ook je werkgeversmerk kunt beschermen.

Dat kan met outplacement als onderdeel van het ontslagpakket. Outplacement is een professionele begeleiding voor ontslagen werknemers bij het vinden van een nieuwe baan. Zo bied je een helpende hand aan de ontslagen werknemer én laat je het overgebleven personeel zien dat er goed voor hen gezorgd wordt in het geval van ontslag. En dat geeft rust.

Wil je meer informatie over outplacement en de voordelen ervan voor jouw organisatie en je werknemers? Of wil je sparren met Careerminds als HR- en outplacementpartner? Neem contact met ons op. Onze experts denken graag met je mee.

Natascha Ossewaarde

Als gediplomeerd journalist weet Natascha als geen ander hoe ze complexe teksten en vraagstukken kan vertalen naar begrijpelijke content. Tijdens haar opleiding liep ze o.a. stage bij het bedrijf achter de Nederlandse Carrièrebeurzen en schreef daar tientallen teksten over HR- en carrière-onderwerpen. Daarnaast is ze redactiecoördinator & editor geweest bij een uitgeverij van fiscale vakbladen en heeft ze als copywriter & SEO-specialist bij een marketingbureau gewerkt. Inmiddels runt Natascha twee eigen ondernemingen en helpt ze als freelance tekstschrijver uiteenlopende bedrijven aan kwalitatieve teksten en een betere vindbaarheid in zoekmachines.