Ontslagbrief voorbeeld voor werkgevers (inclusief templates)

Een werknemer ontslaan? Als werkgever sta je sterker met een ontslagbrief. Niet alleen is een ontslagbrief wettelijk verplicht, het draagt ook bij aan een soepele ontslagprocedure. In dit artikel vind je een ontslagbrief voorbeeld en templates die je direct kunt downloaden en gebruiken.

Hieronder vind je een algemene voorbeeld ontslagbrief voor werkgevers.

[Bedrijfsnaam]
[Adres van het bedrijf]
[Postcode, plaatsnaam]

[Naam werknemer]
[Adres werknemer]
[Postcode, plaatsnaam]

[Datum]

Geachte [naam werknemer],

Onderwerp: Beëindiging dienstverband

Met spijt delen wij u mede dat uw dienstverband bij [bedrijfsnaam] wordt beëindigd. Deze brief dient als formele kennisgeving van uw ontslag. Met inachtneming van de opzegtermijn van [aantal maanden] zal uw laatste werkdag zijn op [datum laatste werkdag].

Wij zijn tot deze beslissing gekomen omdat [noem redenen ontslag].

Wij begrijpen dat dit bericht teleurstellend kan zijn. Daarom willen wij benadrukken dat dit besluit niet lichtvaardig is genomen.

Wij verzoeken u vriendelijk om alle bedrijfseigendommen zoals elektronica, sleutels, toegangspassen en de auto van de zaak in te leveren vóór uw laatste werkdag. Ook willen wij u verzoeken om uw taken over te dragen aan [naam collega] om de continuïteit van het werk te garanderen.

Met betrekking tot openstaande zaken, zoals niet genoten vakantiedagen en andere financiële regelingen, nemen wij contact met u op om de afhandeling daarvan te bespreken.

Wij willen u hierbij hartelijk danken voor uw inzet en uw bijdragen gedurende uw dienstverband bij [bedrijfsnaam]. Wij wensen u veel succes in uw toekomstige loopbaan.

Mocht u vragen hebben met betrekking tot uw ontslag, dan kunt u contact opnemen met [naam contactpersoon].

Met vriendelijke groet,

[Naam van de ondertekenaar]
[Positie binnen het bedrijf]
[Bedrijfsnaam]

Bijlage: [Indien van toepassing]

Deze voorbeeld ontslagbrief is bedoeld voor werknemers waarvan het contract niet wordt verlengd.

[Bedrijfsnaam]
[Adres van het bedrijf]
[Postcode, plaatsnaam]

[Naam werknemer]
[Adres werknemer]
[Postcode, plaatsnaam]

[Datum]

Geachte [naam werknemer],

Onderwerp: ontslag

Op [datum] zijn wij een arbeidsovereenkomst aangegaan voor bepaalde tijd, welke duurt tot [datum] voor de functie van [functienaam].

Helaas moet ik u mededelen dat uw arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet zal worden verlengd wegens [reden ontslag]. Dit houdt in dat uw arbeidsovereenkomst van rechtswege eindigt op [datum laatste werkdag].

De eindafrekening van uw vakantiegeld en eventueel niet genoten vakantiedagen zal plaatsvinden in de maand volgend op de einddatum van uw arbeidsovereenkomst.

Ik verzoek u vriendelijk uiterlijk [datum] alle in bruikleen gegeven bedrijfsmiddelen aan ons te retourneren.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en wens u veel succes in uw toekomstige loopbaan.

Met vriendelijke groet,

[Naam van de ondertekenaar]
[Positie binnen het bedrijf]
[Bedrijfsnaam]

Bijlage: [Indien van toepassing]

Dit korte ontslagbrief voorbeeld is bedoeld voor werknemers die je op staande voet wilt ontslaan.

[Bedrijfsnaam]
[Adres van het bedrijf]
[Postcode, plaatsnaam]

[Naam werknemer]
[Adres werknemer]
[Postcode, plaatsnaam]

[Datum]

Geachte [naam werknemer],

Onderwerp: ontslag op staande voet

Met deze brief bevestig ik dat u met ingang van [datum] op staande voet bent ontslagen. Aan dit ontslag liggen de volgende redenen ten grondslag.

[Opsomming van de dringende redenen voor het ontslag]

De bovenstaande omstandigheden leveren, ieder zelfstandig, maar zeker in onderlinge samenhang, een dringende reden voor ontslag op staande voet op conform artikel 7.66BW.

Dit ontslag op staande voet betekent dat uw arbeidsovereenkomst bij [bedrijfsnaam] met ingang van [datum] is beëindigd. Vanwege de dingende omstandigheden welke aan u te verwijten vallen, zijn wij geen ontslagvergunning verplicht conform artikel 6.73 BW lid 7 sub c.

Wij zullen per [datum ontslag op staande voet] een eindafrekening opmaken van uw salaris, vakantiegeld, niet-genoten vakantiedagen [evt. overige verrekenposten] en het dienstverband verder afronden.

Wij verzoeken u binnen 3 werkdagen na dagtekening van deze brief de in bruikleen gegeven bedrijfsmiddelen in goede staat aan ons te retourneren.

Hoogachtend,

[Naam van de ondertekenaar]
[Positie binnen het bedrijf]
[Bedrijfsnaam]

Bijlage: [Indien van toepassing]

Deze voorbeeld ontslagbrief is bedoeld voor een ontslag met wederzijds goedvinden.

[Bedrijfsnaam]
[Adres van het bedrijf]
[Postcode, plaatsnaam]

[Naam werknemer]
[Adres werknemer]
[Postcode, plaatsnaam]

[Datum]

Geachte [naam werknemer],

Onderwerp: ontslag

Op [datum] zijn wij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangegaan.

Zoals overeengekomen beëindigen wij deze arbeidsovereenkomst per [datum laatste werkdag] met wederzijds goedvinden.

In de bijlage treft u de getekende beëindigingovereenkomst. U heeft 2 weken bedenktijd voordat het definitieve ontslag zal gelden.

Ik wil van de gelegenheid gebruikmaken om u te bedanken voor uw inzet en wens u veel succes in uw toekomstige loopbaan.

Met vriendelijke groet,

[Naam van de ondertekenaar]
[Positie binnen het bedrijf]
[Bedrijfsnaam]

Bijlage: [Indien van toepassing]

Zoals je in de ontslagbrief voorbeelden hierboven hebt kunnen lezen, bestaat een opzegbrief uit enkele vaste onderdelen. Zorg ervoor dat jouw werkgever ontslagbrief de volgende elementen bevat:

• Naam en adres van het bedrijf
• Naam en adres van de werknemer
• Datum
• Duidelijke vermelding dat de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt
• De opzegtermijn en laatste werkdag van de werknemer
• De reden van het ontslag (let op: deze moet hetzelfde zijn als de opgegeven reden bij het UWV of de kantonrechter).
• Afsluiting met een naam, functietitel en handtekening.

Maak een ontslagbrief niet te lang. Beperk je tot de noodzakelijke punten zoals hierboven beschreven. Een uitgebreidere toelichting geef je in het ontslaggesprek.

Ja, als werkgever dien je een arbeidsovereenkomst schriftelijk op te zeggen. Dit staat vermeld in het Burgerlijk Wetboek, artikel 7:671a lid 6.
Het artikel luidt: ‘De werkgever zegt schriftelijk op onder vermelding van de reden voor de opzegging’. Deze reden moet overigens hetzelfde zijn als de reden die is aangevoerd bij het UWV of de kantonrechter.
De ontslagbrief is het bewijs dat je als werkgever de wettelijke opzegtermijn hebt gerespecteerd.

Als werkgever moet je een ontslag schriftelijk kenbaar maken aan de werknemer. Een veelgestelde vraag is of dat ook per e-mail of zelfs Whatsapp mag. Hoewel het in theorie is toegestaan, kan het tot lastige situaties leiden.

Leidt onenigheid over het ontslag tot een gang naar de rechter? Dan moet je als werkgever kunnen aantonen dat de werknemer jouw schriftelijke ontslag heeft ontvangen. Bij een ontslag via e-mail of Whatsapp kan dat tot discussie leiden. Bijvoorbeeld wanneer de provider van de werknemer een tijdelijke storing had. Of wanneer de ontslag e-mail in de spambox is beland en automatisch is verwijderd.

Een papieren ontslagbrief is daarom de veilige optie. Deze kun je direct aan de werknemer overhandigen of per aangetekende post versturen.

Expert tip: Maak een kopie van de ondertekende ontslagbrief en bewaar deze in je administratie. Heb je de brief aangetekend verstuurd? Bewaar dan het verzendbewijs. Verstuur een ontslagbrief altijd aangetekend én per reguliere post. Stel dat de werknemer de aangetekende brief weigert, dan heeft hij/zij de brief ook via reguliere post ontvangen.

Voordat je als werkgever een ontslagbrief kunt schrijven, moet je je aan een aantal regels houden.

1. Ontslag laten toetsen
Het ontslag moet wellicht getoetst worden door het UWV of de kantonrechter. Wil je een werknemer ontslaan wegens bedrijfseconomische redenen of arbeidsongeschiktheid? Dan vraag je een ontslagvergunning aan bij het UWV. Wil je een werknemer ontslaan wegens een andere reden? Dan vraag je toestemming aan een kantonrechter.
Je hoeft een ontslag niet altijd te laten toetsen. Het is niet nodig bij ontslag met wederzijds goedvinden, ontslag tijdens de proeftijd, ontslag op staande voet of bij ontslag vanwege het bereiken van de AOW-leeftijd.

2. Opzegtermijn in acht nemen
In de meeste gevallen dien je rekening te houden met een opzegtermijn bij ontslag. De lengte hiervan is afhankelijk van de contractsoort, de duur van het contract en eventuele aanvullende afspraken. De opzegtermijn is altijd minimaal één maand. Er geldt geen opzegtermijn bij een ontslag in de proeftijd, een ontslag op staande voet of bij het aflopen van een tijdelijk contract van 6 maanden of minder.
Bij tijdelijke contracten van 6+ maanden geldt een aanzegtermijn. Je dient als werkgever minimaal een maand voordat het contract afloopt schriftelijk aan de werknemer kenbaar te maken of het contract wel/niet wordt verlengd.

3. Transitievergoeding
Een transitievergoeding is wettelijk verplicht als je een werknemer ontslaat. Je betaalt de vergoeding als er een geldige reden is voor het ontslag of als je het contract van de werknemer niet verlengt. Maar ook als een werknemer ontslag neemt omdat het bedrijf ernstig verwijtbaar heeft gehandeld. Er zijn situaties waarin je géén transitievergoeding hoeft te betalen. Meer daarover lees je in onze blog over een werknemer ontslaan.

4. Ontslag wegens disfunctioneren
Wil je een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren? Zorg dan voor een volledig ontslagdossier om het ontslag te onderbouwen.

· Stuur een ontslagbrief op tijd, maar pas nadat je toestemming hebt gekregen van het UWV of de kantonrechter (indien van toepassing).
· Verstuur een ontslagbrief per reguliere en aangetekende post en bewaar een kopie en het verzendbewijs.
· Bij een ontslag met wederzijds goedvinden heb je geen ontslagbrief nodig. Wel een vaststellingsovereenkomst waarin je de afspraken rondom het ontslag vastlegt.
· Gebruik ons ontslagbrief voorbeeld als leidraad.

Voor de ontslagen werknemer breekt een onzekere tijd aan. Je kunt als werkgever daarom iets extra’s doen, zoals outplacement. Dat is het begeleiden van werknemers bij het vinden van een nieuwe baan. Dat kan uit empathie of om het bedrijfsimago te beschermen.
Door de ontslagen werknemer een oplossing als outplacement te bieden, voorkom je in de meeste gevallen onvrede en misschien zelfs rechtszaken. Wil je meer weten over de mogelijkheden van outplacement? Neem contact op met Careerminds. Onze experts denken graag met je mee.

Natascha Ossewaarde

Als gediplomeerd journalist weet Natascha als geen ander hoe ze complexe teksten en vraagstukken kan vertalen naar begrijpelijke content. Tijdens haar opleiding liep ze o.a. stage bij het bedrijf achter de Nederlandse Carrièrebeurzen en schreef daar tientallen teksten over HR- en carrière-onderwerpen. Daarnaast is ze redactiecoördinator & editor geweest bij een uitgeverij van fiscale vakbladen en heeft ze als copywriter & SEO-specialist bij een marketingbureau gewerkt. Inmiddels runt Natascha twee eigen ondernemingen en helpt ze als freelance tekstschrijver uiteenlopende bedrijven aan kwalitatieve teksten en een betere vindbaarheid in zoekmachines.