Een werknemer ontslaan: de regels & hoe je het aanpakt

Een werknemer ontslaan kan stressvol zijn. En niet alleen omdat je iemand slecht nieuws moet brengen. Er zijn in Nederland veel regels verbonden aan het ontslaan van personeel. In deze blog bespreken we de wettelijke ontslagregels zodat je juridisch altijd juist zit. Ook geven we je 8 tips voor het lastige ontslaggesprek.

Je dient je aan regels te houden bij het ontslaan van een werknemer. Deze regels zijn vastgelegd in het ontslagrecht. Eén van die regels is dat je een werknemer alleen mag ontslaan als daar een geldige reden voor is.

•       Onvoldoende functioneren. De werknemer maakt bijvoorbeeld veel fouten, toont weinig inzet of levert ondermaats werk.
•       Verwijtbaar handelen of nalaten. De werknemer komt bijvoorbeeld vaak te laat, weigert werkzaamheden (zonder goede reden) of pleegt diefstal.
•       Werkweigering vanwege ernstige gewetensbezwaren. De werknemer heeft ernstig bezwaar tegen de werkzaamheden die hij/zij moet uitvoeren. Bijvoorbeeld door religieuze overwegingen, ethische of politieke motieven.
•       Frequent ziekteverzuim. Er is sprake van een regelmatig en onevenredig hoog ziekteverzuim waardoor het bedrijfsproces in gevaar komt of de druk op andere werknemers te hoog wordt.
•       Langdurige arbeidsongeschiktheid. Een werknemer is langer dan twee jaar ziek of arbeidsongeschikt.
•       Niet nakomen van re-integratieverplichtingen.
•       Bedrijfseconomische redenen. Zoals een verslechterde financiële situatie van het bedrijf, organisatorische redenen of technologische veranderingen zoals automatisering.
•       Een verstoorde arbeidsverhouding. De relatie tussen werkgever en werknemer is dusdanig verstoord dat samenwerken voor beide partijen niet houdbaar meer is.

Er kunnen natuurlijk ook andere redenen zijn voor ontslag. Deze moeten dan getoetst worden door een kantonrechter.

•       Discriminatie. Een werknemer ontslaan op basis van ras, leeftijd, geslacht, godsdienst of handicap.
•       Tijdens de eerste twee jaar ziekte of arbeidsongeschiktheid.
•       Wegens zwangerschap, bevallingsverlof of ouderschapsverlof.
•       Omdat de werknemer niet op zondag wil werken.
•       Wegens bedrijfsovername.
•       Als de werknemer lid is van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (of op de kandidatenlijst staat).
•       Omdat de werknemer lid is van een vakbond of politieke partij.
•       Als de werknemer dienstplicht moet vervullen in het land van herkomst.

In de eerste twee jaar

Een zieke werknemer mag je niet zomaar ontslaan. In de eerste twee jaar ziekte mag dit überhaupt niet. Je moet je als bedrijf inzetten voor de re-integratie van de zieke werknemer en het loon doorbetalen. Heeft de werknemer een tijdelijk contract? Dan ben je verplicht het loon door te betalen tot de einddatum van het contract. Daarna neemt de Ziektewet het over. Meld de werknemer ziek op de laatste dag van het dienstverband.

Toch zijn er uitzonderingen waarin je een zieke werknemer wél in de eerste twee jaar van ziekte mag ontslaan:

1. De werknemer zat nog in zijn/haar proeftijd.

2. De werknemer wordt ziek nadat je al ontslag had aangevraagd bij het UWV.

3. De werknemer werkt niet voldoende mee aan re-integratie.

4. Jouw bedrijf of het bedrijf waarvoor je werkt gaat failliet of stopt.

5. Je ontslaat de werknemer op staande voet (om een andere reden dan de ziekte).

6. De werknemer gaat akkoord met het ontslag (wederzijds goedvinden).

7. De werknemer bereikt de AOW-leeftijd.

Na twee jaar

Zijn er twee jaren van ziekte verstreken? Dan kun je ontslag aanvragen bij het UWV. Er wordt o.a. getoetst of je als bedrijf wel voldoende je best hebt gedaan voor re-integratie. Is dit niet bewezen? Dan mag je de zieke werknemer niet ontslaan.

Daarnaast kun je na twee jaar ziekte ook het contract in overleg met de werknemer beëindigen met een vaststellingsovereenkomst. Je hoeft dan geen toestemming voor ontslag aan te vragen bij het UWV.

Aan het ontslaan van werknemers zijn strenge regels verbonden. Zo moet je het ontslag wellicht laten toetsen en rekening houden met onder andere de opzegtermijn en transitievergoeding.

Ontslag toetsen door UWV of kantonrechter

Het ontslag moet wellicht getoetst worden door het UWV of de kantonrechter. Een werknemer met vast contract ontslaan werkt bijvoorbeeld op deze manier. Dat betekent dat je als werkgever het ontslag moet kunnen onderbouwen. Een ontslagdossier helpt je hierbij. 

Praktisch:

– Een werknemer ontslaan wegens bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid? Dan vraag je een ontslagvergunning aan bij het UWV.

– Een werknemer ontslaan om een andere reden? Dan verzoek je de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Wanneer hoef je het ontslag niet te laten toetsen?  

•       Bij een schriftelijk akkoord van de werknemer op het ontslag (wederzijds goedvinden). Let op: hier geldt een bedenktermijn van 14 dagen die je in de vaststellingsovereenkomst moet vermelden.
•       Bij een proeftijd.
•       Bij een ontslag op staande voet.
•       Bij het bereiken van de AOW-leeftijd.
•       Bij het ontslaan van een huishoudelijke hulp of werknemer die een geestelijk ambt uitoefent.

Opzegtermijn

In veel gevallen moet je rekening houden met een opzegtermijn bij ontslag. Hoe lang die opzegtermijn is, is afhankelijk van de duur van het contract, de contractsoort en eventuele aanvullende afspraken met de werknemer.

Vast contract

Je kunt als werkgever andere afspraken hebben gemaakt met de werknemer over de opzegtermijn. Deze afspraken zijn dan vastgelegd in het contract.

Tijdelijk contract

Overig

Transitievergoeding

Een transitievergoeding is sinds januari 2020 wettelijk verplicht bij ontslag. 

Je betaalt als werkgever een transitievergoeding als:

•       Er een geldige reden is voor het ontslag. Dit wordt getoetst door het UWV of de kantonrechter.
•       Je het contract van een werknemer niet verlengt.
•       De werknemer ontslag neemt omdat jouw bedrijf ernstig verwijtbaar heeft gehandeld of nalatig is geweest.

De hoogte van de transitievergoeding is afhankelijk van het maandsalaris en de duur van het dienstverband van de werknemer. In 2024 geldt een maximale transitievergoeding van € 94.000 bruto. Was het jaarsalaris van de werknemer hoger? Dan is de vergoeding maximaal één bruto jaarsalaris.

Je betaalt als werkgever geen transitievergoeding als:

•       Er sprake is van een ontslag met wederzijds goedvinden. Werkgever en werknemer maken afspraken over een eventuele ontslagvergoeding en leggen dat vast in een vaststellingsovereenkomst.  
•       De werknemer wordt ontslagen door ernstig verwijtbaar handelen.
•       De werknemer de AOW-leeftijd bereikt.
•       De werknemer jonger is dan 18 jaar en gemiddeld niet meer dan 12 uur per week heeft gewerkt.
•       De werknemer voor het einde van de tijdelijke arbeidsovereenkomst een nieuwe tijdelijke arbeidsovereenkomst heeft gekregen en deze ingaat binnen 6 maanden na het einde van de vorige arbeidsovereenkomst.
•       Er sprake is van een faillissement.
•       Er in de cao een andere voorziening is getroffen.

Ontslagbevestiging

Als werkgever moet je het ontslag schriftelijk bevestigen aan de werknemer. Dat is een wettelijke verplichting. Deze bevestiging bevat onder andere de datum waarop het dienstverband eindigt, de reden van het ontslag en de opzegtermijn (mits van toepassing).

Een ontslaggesprek voeren is niet makkelijk. Je moet de werknemer immers slecht en ingrijpend nieuws brengen. Een goede voorbereiding is essentieel om het ontslaggesprek professioneel te laten verlopen.

Een ontslaggesprek verlangt privacy en een rustige setting. Voer het gesprek bij voorkeur aan het begin van de werkdag. Dan kan de werknemer het nieuws verwerken en later die dag bij je terugkomen met eventuele vragen. Let er bij de timing van het gesprek op dat de werknemer daarna geen belangrijke meetings of deadlines op de planning heeft staan.

Je weet van tevoren niet hoe de werknemer zal reageren. Er kan veel emotie zijn, of juist berusting. Een goede voorbereiding is daarom essentieel om het gesprek in goede banen te leiden. Waarschijnlijk is er in eerdere functioneringsgesprekken al onvrede geuit en komt het ontslag niet geheel uit de lucht vallen. Die eerdere feedbackmomenten zijn ankerpunten waar je tijdens het ontslaggesprek op terug kunt grijpen.

Tijdens een ontslaggesprek moet je voorbereid zijn op weerstand. Daarom is het belangrijk dat je een goede onderbouwing hebt, bij voorkeur in de vorm van een ontslagdossier. Gebruik dat dossier als leidraad bij het beantwoorden van vragen van de werknemer.

Vertel de werknemer direct waar het op staat. Dan is meteen duidelijk dat het een ontslaggesprek is en weet de werknemer waar hij/zij aan toe is. Geef concrete argumenten en noem een paar praktijkvoorbeelden. Verval niet in verwijten, maar houd het concreet en zakelijk. 

Een ontslaggesprek kan emoties teweeg brengen. Aan jou de taak om rustig te blijven. Vanzelfsprekend kun je begripvol reageren, maar troost de werknemer niet. Dat kan verwarring veroorzaken. Laat de werknemer uitpraten en beantwoord diens vragen zo goed mogelijk. Lopen de emoties hoog op? Las dan een pauze in.

Is de werknemer het niet eens met het ontslag? Ga dan niet in discussie maar blijf bij je standpunt. Voorkom dat je gaat onderhandelen met de werknemer. Voorzie je een lastig gesprek? Neem dan een collega mee naar het ontslaggesprek. Zo is er altijd een derde die discussies kan voorkomen over wat er precies gezegd is.

Vertel de werknemer wat de vervolgstappen zijn. Een helder plan van aanpak voorkomt verwarring. Geef aan dat er ook na het ontslaggesprek nog ruimte is voor vragen en plan alvast een afrondend gesprek in. 

Wijs de werknemer op het recht op een WW-uitkering of een transitievergoeding. 

Wil je graag meer doen voor de ontslagen werknemer? Of voorkomen dat je bedrijf imagoschade oploopt? Dan is outplacement wellicht de oplossing. Outplacement is begeleiding voor ontslagen werknemers in het vinden van een nieuwe baan. Bij Careerminds bieden we wereldwijde outplacementoplossingen met een warm hart voor jou en je werknemers. Wij stoppen niet voordat de werknemer in kwestie een nieuwe, betekenisvolle rol heeft. Zo kun je het ontslag voor beide partijen op een nette manier afronden.

1. Zorg voor een gedegen voorbereiding en een compleet ontslagdossier.

2. Verdiep je in de wettelijke ontslagregels die gelden in de specifieke situatie van de werknemer.

3. Laat het ontslag toetsen door het UWV, de kantonrechter of probeer tot een vaststellingsovereenkomst te komen.

4. Een juridisch geschil voorkomen? Denk aan de transitievergoeding en bied optioneel outplacement aan.

5. Zorg voor een rustig en goed onderbouwd ontslaggesprek.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van outplacement? Neem contact op met Careerminds. Onze experts denken graag met je mee.

Cynthia Orduña

Cynthia Orduña is een carrière- en businesscoach met een achtergrond in recruitment, human resources, en diversiteit, gelijkheid en inclusiviteit. Ze heeft meer dan 50 bedrijven over de hele wereld geholpen talent aan te nemen en te behouden in steden als Los Angeles, San Francisco, New York, Berlijn, Tokio, Sydney en Londen. Ook coachte ze meer dan 300 mensen, van junior- tot seniorniveau, bij het ontwikkelen van hun unieke loopbanen. Haar werk is te zien in publicaties als Business Insider, The Balance Careers, The Zoe Report en meer. Neem voor meer informatie contact op met Cynthia via LinkedIn.