Wat je als HR moet weten over de transitievergoeding en ontslagvergoeding

Je gaat een werknemer ontslaan. In veel gevallen ben je als werkgever dan verplicht om een transitievergoeding of ontslagvergoeding te betalen. Dit artikel frist je kennis op over dit veelbesproken onderwerp. Ook krijg je een belangrijke bonustip aan het einde van de blog over het beschermen van je werkgeversimago bij ontslag.

Verschil tussen transitievergoeding en ontslagvergoeding 

Op het moment dat jij als werkgever het initiatief neemt voor een ontslag, ben je (in de meeste gevallen) verplicht een transitievergoeding te betalen aan de werknemer. Dat is wettelijk vastgesteld en bedoeld om de transitie van de ene naar de andere baan financieel gemakkelijker te maken voor de ontslagen werknemer. Wordt de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigd? En willen jullie het ontslag afwikkelen met een vaststellingsovereenkomst? Dan komt de wettelijke transitievergoeding te vervallen, en ga je met de werknemer in onderhandeling over een ontslagvergoeding.

Kort samengevat:

•       Beide soorten vergoedingen zijn een tegemoetkoming voor de ontslagen werknemer.
•       De hoogte van een transitievergoeding is vastgesteld door de overheid. Bij een ontslagvergoeding mag je daarvan afwijken.
•       Wordt de werknemer ontslagen via de officiële weg (dus met goedkeuring van het UWV), dan spreek je van een transitievergoeding. Scheiden jullie wegen in goed overleg, dan heeft de werknemer recht op een ontslagvergoeding.

Wanneer ben je verplicht een transitievergoeding te betalen?

Als jij als werkgever een arbeidscontract beëindigt, dan heeft de werknemer in de meeste gevallen recht op een transitievergoeding. Het ontslag moet dan via de officiële manier gebeuren. Je dient als werkgever het ontslag in bij het UWV, die het vervolgens moet goedkeuren. Een werknemer heeft recht op een transitievergoeding als de werkgever een vast of flexibel contract ontbindt, maar ook bij het aflopen van een tijdelijk contract. Als de werknemer zelf ontslag neemt, vervalt het recht op een transitievergoeding.

Er is een uitzondering op beide regels:

• Heeft de werkgever ernstig verwijtbaar gehandeld? Of is de werkgever ernstig nalatig geweest? Dan heeft de werknemer alsnog recht op een transitievergoeding. Ook al neemt hij of zij zelf ontslag.
• Als de werknemer ernstig verwijtbaar heeft gehandeld of nalatig is geweest, dan ben je als werkgever geen transitievergoeding verschuldigd. Er is dan namelijk sprake van een ontslag op staande voet en daarbij is geen transitievergoeding verschuldigd.

Wanneer hoef je als werkgever géén transitievergoeding te betalen? 

• De werknemer bereikt de pensioen- of AOW-leeftijd.
• De werknemer is jonger dan 18 jaar en het aantal gewerkte uren per week maximaal 12 uur.
• Er is sprake van een (collectief) ontslag wegens bedrijfseconomische redenen. In de CAO of het sociaal plan moet een alternatieve voorziening worden geboden voor de transitievergoeding.
• Het betreft een ontslag op staande voet.

Ontslagvergoeding bij wederzijds goedvinden: de vaststellingsovereenkomst 

Soms komt het voor dat je als werkgever en werknemer de arbeidsovereenkomst beëindigt in goed overleg. Denk aan de situatie waarbij de werknemer niet meer tevreden is, of wanneer je als werkgever de officiële ontslagprocedure via het UWV niet wilt doorlopen.

Omdat deze vorm van ontslag niet via het UWV gaat, heeft de werknemer geen recht op een transitievergoeding. Daarom ga je samen in overleg over een ontslagvergoeding. In tegenstelling tot de transitievergoeding is de hoogte van een ontslagvergoeding niet wettelijk vastgesteld, maar onderhandelbaar. Het uiteindelijke bedrag kan dus hoger of lager uitvallen dan de wettelijke transitievergoeding.

Hoe regel je de transitievergoeding? De praktische kant

Transitievergoeding berekenen
De transitievergoeding is 1/3 van het maandsalaris x het aantal gewerkte jaren in dienst. Bij het berekenen van het aantal dienstjaren, is er vrijwel altijd een getal achter de komma. Bijvoorbeeld 5 jaar en 2 maanden. Daarom wordt de transitievergoeding nooit afgerond, maar berekend tot op de dag nauwkeurig. Een transitievergoeding is overigens een bruto vergoeding.

Wanneer transitievergoeding uitbetalen
Normaliter wordt de transitievergoeding tegelijkertijd uitbetaald met het laatste salaris. Heeft het uitbetalen van de transitievergoeding onaanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering? Dan mag deze ook in termijnen worden betaald, tegen rente. Een transitievergoeding moet altijd binnen maximaal zes maanden na afloop van het contract volledig betaald zijn aan de ontslagen werknemer.

Aftrekbare kosten
Als werkgever mag je in sommige gevallen zogeheten transitiekosten aftrekken van de transitievergoeding. De transitiekosten zijn kosten die jij als werkgever maakt in verband met een (dreigend) ontslag. Ook moeten deze kosten als zodanig zijn vastgelegd. Denk aan kosten voor (om)scholing om de werknemer intern in een andere functie te plaatsen, of kosten voor outplacement om de werknemer zo snel mogelijk naar een nieuwe baan te begeleiden.

Bonustip: outplacement als onderdeel van het ontslagpakket

We hebben een belangrijke tip voor jou als HR-professional die kan bijdragen aan het beschermen van je werkgeversmerk: bied ontslagen medewerkers outplacement aan. Hoewel een transitievergoeding of ontslagvergoeding fijn is voor de werknemer, koopt het in feite alleen maar tijd. Deze vergoeding dient immers als een overbrugging tussen twee banen, en is daarmee in feite een soort deadline. Dat kan stress veroorzaken in de zoektocht naar een nieuwe baan.

Stel je de situatie voor dat de werknemer geen nieuwe baan heeft gevonden voordat de transitie- of ontslagvergoeding op is. Dan dreigt er risico van financiële problemen. En ook dat de werknemer zich tegen jouw organisatie keert. Om je werkgeversmerk te beschermen, wil je een ontslagen werknemer daarom zo goed mogelijk laten gaan. Outplacement is de simpelste manier om dit te regelen.

De voordelen van outplacement

Outplacement is een dienst die jij als werkgever kunt aanbieden aan een ontslagen werknemer. Met outplacement wordt de werknemer professioneel begeleid bij het opnieuw oriënteren op de arbeidsmarkt en het vinden van een nieuwe baan. Outplacement is dus onderdeel van het ontslagpakket. Zoals je zult begrijpen, helpt outplacement stress verminderen bij de ontslagen werknemer. Hij of zij krijgt immers hulp aangeboden bij het vinden van een betekenisvolle en passende functie. Bovendien vinden werknemers met behulp van outplacement doorgaans sneller een nieuwe baan dan wanneer ze de zoektocht alleen zouden doen.

Ook voor jou als HR-professional helpt outplacement het stressniveau te verminderen. Met het aanbieden van outplacement, kun je ontslagen werknemers op een goed georganiseerde manier laten gaan. Bovendien, als je een ontslag op een nette manier afhandelt, neemt de kans op rechtszaken of een slechte naam af. Ook laat je de overgebleven werknemers zien dat jouw organisatie goed voor hun personeel zorgt. Kortom: outplacement brengt rust in de gehele organisatie én voor de ontslagen werknemer.

Wil je meer informatie over outplacement en de voordelen ervan voor jou en je werknemers? Of wil je meer weten over Careerminds als outplacementpartner? Neem contact met ons op. Onze experts denken graag met je mee.

Natascha Ossewaarde

Als gediplomeerd journalist weet Natascha als geen ander hoe ze complexe teksten en vraagstukken kan vertalen naar begrijpelijke content. Tijdens haar opleiding liep ze o.a. stage bij het bedrijf achter de Nederlandse Carrièrebeurzen en schreef daar tientallen teksten over HR- en carrière-onderwerpen. Daarnaast is ze redactiecoördinator & editor geweest bij een uitgeverij van fiscale vakbladen en heeft ze als copywriter & SEO-specialist bij een marketingbureau gewerkt. Inmiddels runt Natascha twee eigen ondernemingen en helpt ze als freelance tekstschrijver uiteenlopende bedrijven aan kwalitatieve teksten en een betere vindbaarheid in zoekmachines.