Offboarding: de beste HR-tips voor een soepel vertrek van werknemers

De meeste HR-professionals hebben een goed doordacht onboarding proces om nieuwe werknemers welkom te heten. Helaas is er vaak minder aandacht voor de offboarding van medewerkers. Zonde, want offboarding is minstens net zo belangrijk als onboarding. In dit artikel bespreken we welke grote voordelen offboarding oplevert. Zowel voor de werknemer als voor de organisatie. Ook lees je hoe je het perfecte offboarding proces opzet.

De definitie van offboarding

Offboarding is het proces rondom het beëindigen van een arbeidsovereenkomst. Het gaat dus om de afwikkeling van het vertrek van een werknemer. Als offboarding goed wordt aangepakt, resulteert het in een soepele overgang voor zowel het bedrijf als de vertrekkende medewerker.

Wat is het doel van offboarding?

Een goed uitgevoerd offboarding proces vermindert het risico op juridische geschillen. Ook helpt het je bedrijf talent te behouden en nieuw talent aan te trekken. Hieronder zetten we de grootste voordelen van offboarding op een rijtje:

Voordelen voor de organisatie

• Minder kans op juridische geschillen
• Minder risico dat de vertrekkende werknemer kwaad spreekt over het bedrijf
• Minder onrust binnen het team, waardoor de productiviteit behouden blijft
• Hoger moreel onder de overgebleven werknemers
• Een vlottere overgang naar vervanging van de medewerker
• Onschatbare inzichten van het vertrekkende teamlid
• Een prettig afscheid tussen beide partijen
• Een grotere kans dat de vertrekkende werknemer in de toekomst terugkeert of het bedrijf aanbeveelt.

Voordelen voor de werknemer

• Een soepel en prettig afscheid
• De mogelijkheid om een eerlijke mening te delen, zonder angst voor de gevolgen
• Een duidelijk inzicht in het laatste salaris en de financiële afwikkeling van het vertrek
• Een gelegenheid om vragen te stellen
• Een kans om het vertrek op eigen voorwaarden aan te kondigen
• Een kans om prettig afscheid te nemen van collega’s
• Indien nodig: een helpende hand in de zoektocht naar een nieuwe baan.

Praktisch: hoe ziet offboarding eruit?

Een goed doordacht offboarding traject omvat de volgende stappen:

Stap 1: Verzamel informatie bij de vertrekkende werknemer

Je kunt veel leren over de procedures van jouw organisatie tijdens en na een offboarding. Dat geldt met name als de vertrekkende werknemer zelf ontslag neemt. Misschien is er bijvoorbeeld een probleem binnen het bedrijf waarvan je het bestaan niet wist.

Als je begrijpt wat ertoe heeft geleid dat de werknemer ontslag neemt, kun je je strategieën herzien, aanpassingen doorvoeren en de werkcultuur verbeteren. Dat helpt om het andere talent in je organisatie te behouden. Kampt jouw organisatie bijvoorbeeld met een relatief groot personeelsverloop? Dan kan het verkrijgen van deze informatie essentieel zijn om talent aan je te binden.

Exitgesprekken zijn dus uiterst nuttig om waardevolle inzichten te krijgen. Onderstaande vragen kunnen je daarbij helpen in een exitgesprek:

– Waarom kies je voor een andere baan?

– Wat vond je fijn en minder fijn aan je tijd bij ons?

– Hoe beoordeel je de sfeer, werkdruk en bedrijfscultuur?

– Wat hadden wij beter kunnen doen, of hoe hadden we ervoor kunnen zorgen dat je bleef?

– Zou je ons aanbevelen aan anderen?

Expert Tip:

Verzamel de gegevens van al je exitgesprekken op één plek en bespreek regelmatig de uitkomsten daarvan met het management.

Stap 2: Voorkom dat gevoelige informatie je organisatie verlaat

Bij offboarding draait het niet alleen om op goede voet uit elkaar gaan. Je wilt ook voorkomen dat gevoelige informatie het bedrijf verlaat. Zorg daarom voor een IT-stappenplan op maat gemaakt voor jouw organisatie. Hierin neem je onder andere op dat binnenkomende e-mails en telefoontjes worden doorgezet naar een directe collega (of de vervanger), en dat toegangscodes worden gewijzigd.

Bespreek daarnaast met de vertrekkende werknemer diens contacten en accounts. Was hij of zij bijvoorbeeld hoofdcontactpersoon van een belangrijke klant? Regel dan de overdracht naar een andere collega. Je wilt voorkomen dat met het vertrek van je werknemer ook een klant vertrekt.

Stap 3: Handel de administratieve zaken af

Bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst zijn er veel administratieve taken te regelen. We zetten er een aantal op een rijtje, maar het is uiteraard noodzakelijk om het af te stemmen op jouw eigen organisatie.

• Ga na of de wettelijke opzegtermijn in acht is genomen
• Maak een vaststellingsovereenkomst (mits van toepassing)
• Schrijf (in het geval van ontslag) een ontslagbrief en laat belangrijke documenten ondertekenen.
• Meld de beëindiging arbeidsovereenkomst onder andere aan de verantwoordelijke voor de loonadministratie, de Belastingdienst, de arbodienst en het pensioenfonds.
• Regel een eventuele ontslagvergoeding, uitbetaling van vakantiedagen en overuren, eindejaarsuitkering, bonussen en declaraties. En natuurlijk een jaaropgave en pensioenoverzicht.
• Zeg eventuele abonnementen op, en maak een duidelijk overzicht van wat de werknemer moet inleveren. Denk aan een bedrijfsauto, laptop, telefoon, bedrijfskleding, sleutels en toegangspasjes, enzovoort.

Stap 4: Maak het vertrek zo pijnloos mogelijk voor de organisatie

Het vertrek van een collega kan ontwrichtend zijn voor het team en voor het bedrijf als geheel. Plots moeten de overgebleven werknemers de werkzaamheden tijdelijk opvangen of achterstand inhalen bij projecten waar ze voorheen niet bij betrokken waren. Als gevolg hiervan kan het werktempo afnemen, wat resulteert in een verlies aan productiviteit en inkomsten. Daarnaast kunnen werknemers ontevreden raken over het extra werk en de daarmee gepaard gaande stress.

Gelukkig kan een goede offboarding deze situatie verlichten. Vraag de vertrekkende werknemer om alles wat hij op een dag doet te documenteren, inclusief eenmalige projecten, lopende zaken en deadlines. Dan hebben de andere medewerkers op zijn minst een referentie van waaruit ze kunnen werken. Bovendien kan een vervangende werknemer met die informatie sneller aan de slag.

Expert Tip:

Streef ernaar om vóór vertrek een vervanger aan te nemen, zodat persoonlijke overdracht mogelijk is.

Stap 5: Maak het vertrek zo soepel en aangenaam mogelijk voor de werknemer

Ontslag nemen of krijgen is altijd stressvol voor een werknemer. Je kunt het gemakkelijker voor hen maken door vriendelijk, behulpzaam en transparant te zijn.

Zo moet je de werknemer laten weten wanneer hij of zij het laatste loonstrookje kan verwachten en wat zijn of haar laatste werkdag is. Ook kun je meer informatie verschaffen over het recht op een eventuele WW-uitkering. Bovendien is het netjes om in overleg met de werknemer te beslissen hoe en wanneer het vertrek wordt aangekondigd.

Wil je wat extra’s doen voor de werknemer? Organiseer dan een afscheidsfeestje, etentje of borrel. Geef een geschenk, erken zijn of haar bijdragen aan de organisatie en praat positief over hun tijd bij het bedrijf.

Het mooiste geschenk voor een vertrekkende werknemer? Outplacement. Outplacement is een dienst die wordt aangeboden aan werknemers die hun baan verliezen, vaak als onderdeel van het ontslagpakket. Met outplacement wordt de werknemer professioneel begeleid bij het opnieuw oriënteren op de arbeidsmarkt en het vinden van een nieuwe baan. Denk aan het optimaliseren van het cv en LinkedIn-profiel, vacatures zoeken en sollicitatiegesprek training. Zo is de werknemer snel weer aan de slag, en laat het overgebleven werknemers zien dat er goed voor personeel gezorgd wordt.

Maak een offboarding checklist

Om het proces rondom een vertrekkende werknemer makkelijker te maken, is het slim om een offboarding checklist te maken. Een soort script dat volledig is afgestemd op jouw organisatie waardoor het proces sneller verloopt en er minder kans is op fouten.

Wie zijn er betrokken bij de offboarding van een werknemer?

Naast de werknemer is in eerste instantie de leidinggevende betrokken. De leidinggevende voert meestal het eerste gesprek. Ook de financiële administratie is betrokken bij de afwikkeling van de arbeidsovereenkomst. Als HR-professional heb je een coördinerende rol in de offboarding. Tot slot komen de directe collega’s in beeld. Zij krijgen niet alleen het nieuws dat hun collega vertrekt, maar zullen de werkzaamheden moeten opvangen zolang er geen vervanger is.

Hoe lang duurt offboarding?

Hoewel iedere werknemer tijdens een offboarding soortgelijke stappen doorloopt, varieert de duur ervan. Je zult bijvoorbeeld meer te regelen en bespreken hebben voor een vertrekkende leidinggevende dan voor een junior medewerker.

Offboarding duurt gemiddeld één maand tot twee maanden. Afhankelijk van de opzegtermijn en de vrije dagen die de werknemer wellicht wil opnemen.  Wacht daarom niet te lang met het opstarten van offboarding. Er is veel te regelen, en dat alles in de periode tussen de opzegging en het uitzwaaien.

Waarom is offboarding belangrijk?

Wat de reden voor het beëindigen van het dienstverband ook is: offboarding moet vooral een positieve ervaring zijn. Daarom wil je hier als HR-professional dezelfde inspanning leveren als bij een onboarding. Een goede offboarding houdt de organisatie draaiende, versterkt je werkgeversmerk, en stelt belangrijke kennis veilig.

Wat je aanpak ook is: verbrand geen bruggen. Je weet nooit met wie vertrekkende medewerkers spreken en wat zij over jouw organisatie zullen zeggen. Je wilt natuurlijk dat deze berichten positief zijn, ook voor het werven van toekomstig talent. Daarnaast kan het altijd gebeuren dat vertrekkende medewerkers later opnieuw in dienst komen.

Offboarding: de samenvatting

• Offboarding is net zo belangrijk als onboarding.
• Het offboarden van medewerkers beschermt je organisatie tegen juridische geschillen en bedrijfsrisico’s.
• Het voorkomt een moeizame overdracht naar collega’s of de vervanger. En zorgt dus dat de productiviteit behouden blijft.
• Een effectieve offboarding draagt ​​bij aan een soepele overgang voor zowel de organisatie als de vertrekkende werknemer.
• Het opnemen van outplacement in het ontslagpakket is een geweldige manier om werknemers te laten zien dat je om hem geeft. Ook geeft het vertrouwen aan de overgebleven medewerkers.
•   Een offboarding checklist kan je helpen om georganiseerd te werk te gaan en snel in actie te komen.

Wil je meer informatie over outplacement en de voordelen ervan voor jouw organisatie en je werknemers? Of wil je sparren met Careerminds als outplacementpartner? Neem contact met ons op. Onze experts denken graag met je mee.

Natascha Ossewaarde

Als gediplomeerd journalist weet Natascha als geen ander hoe ze complexe teksten en vraagstukken kan vertalen naar begrijpelijke content. Tijdens haar opleiding liep ze o.a. stage bij het bedrijf achter de Nederlandse Carrièrebeurzen en schreef daar tientallen teksten over HR- en carrière-onderwerpen. Daarnaast is ze redactiecoördinator & editor geweest bij een uitgeverij van fiscale vakbladen en heeft ze als copywriter & SEO-specialist bij een marketingbureau gewerkt. Inmiddels runt Natascha twee eigen ondernemingen en helpt ze als freelance tekstschrijver uiteenlopende bedrijven aan kwalitatieve teksten en een betere vindbaarheid in zoekmachines.