Beëindigingsbeleid of ontslagbeleid: waar je als HR rekening mee moet houden

Ontslagen zijn is nooit prettig. Maar met een duidelijk ontslagbeleid (of beëindigingsbeleid) wordt het ontslagproces voor jou als HR-professional eenvoudiger en voor de werknemers transparanter. Daarnaast helpt een goed opgesteld ontslagbeleid je om aan alle wettelijke regels te voldoen.

In deze blog vertellen we je waar je rekening mee kunt houden bij het opstellen van een ontslagbeleid voor jouw organisatie.

Een ontslagbeleid (ook wel beëindigingsbeleid genoemd) is een schriftelijk document. Daarin staat beschreven  hoe een contractbeëindiging of ontslag binnen jouw organisatie verloopt. Het beslaat de regels, richtlijnen en procedures van het ontslagproces. Denk aan de opzegtermijn, redenen voor ontslag, de transitie- of ontslagvergoeding en wettelijke bepalingen.

Een beëindigingsbeleid bespreekt elke stap van het ontslag- of beëindigingsproces, maar gaat niet in op details. Die verschillen namelijk per situatie.

Expert Tip
Veel bedrijven stellen pas een ontslag- of beëindigingsbeleid op als er een reorganisatie aankomt. Meestal om te bewijzen dat er geen willekeur is in de ontslagen. Wij raden aan om niet te wachten tot een grote ontslagronde, maar altijd een gedegen ontslagbeleid paraat te hebben. Dit biedt houvast aan HR, en duidelijkheid aan de werknemers.

Een beëindigingsbeleid is enerzijds bedoeld om HR houvast te bieden en ervoor te zorgen dat een ontslag juridisch correct verloopt, maar ook om werknemers te laten zien wat ze mogen verwachten.

Met een ontslagbeleid zorg je voor een eerlijke, gestructureerde en transparante ontslagprocedure. Een logisch gevolg hiervan is dat er minder geschillen en juridische procedures zijn. Iedere werknemer wordt namelijk op een gelijke manier behandeld tijdens een ontslag. Een beëindigingsbeleid heeft dus als bijkomend voordeel dat het je reputatie als werkgever helpt beschermen.

Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft een OR instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van het personeelsbeleid. En dus bij het ontslagbeleid. Praktisch betekent dit dat je als werkgever instemming van de OR nodig hebt voordat je wijzigingen in het ontslagbeleid kunt doorvoeren.

In het verlengde daarvan heeft de OR adviesrecht bij collectief ontslag. Dat betekent dat je als werkgever de OR om advies moet vragen voordat je een collectief ontslag kan doorvoeren.

In Nederland zijn veel regels omtrent ontslag vastgelegd in de wet. Deze wetten bepalen de voorwaarden voor een ontslag en welke procedures je als werkgever moet volgen. Zo moet je in veel gevallen toestemming vragen aan het UWV of de kantonrechter om een werknemer te ontslaan. Bij het opstellen van een beëindigingsbeleid dien je in ieder geval rekening te houden met de wettelijke bepalingen.

Daarnaast wil je definiëren waar het beleid over gaat. Dit lijkt misschien een no-brainer, maar het is belangrijk dat je medewerkers het verschil begrijpen tussen een vrijwillige beëindiging en een onvrijwillige beëindiging.

• Er is sprake van vrijwillige beëindiging wanneer een werknemer op eigen initiatief vertrekt. Bijvoorbeeld als de werknemer een nieuwe baan krijgt. Een ontslag wordt ook bestempeld als ‘vrijwillig ontslag’ als de werknemer zelf iets heeft gedaan wat tot diens ontslag heeft geleid.
• Er is sprake van een onvrijwillige beëindiging wanneer een werknemer geen zeggenschap heeft over het ontslag. Denk aan ontslag wegens bedrijfseconomische redenen.

Leg in het ontslagbeleid ook uit hoe overtredingen werken, zoals schorsing en onderzoek door HR.

Een ontslagbeleid moet vooral duidelijk en transparant zijn. Daarnaast moet het rekening houden met de belangen van zowel de werkgever als werknemer. Enkele aspecten die niet mogen ontbreken in een goed ontslagbeleid zijn:

• Juridische procedures:
  Welke aspecten van een ontslag zijn wettelijk bepaald? Zorg ervoor dat je deze wettelijke bepalingen hanteert bij het opstellen van het beëindigingsbeleid. Ook een goede documentatie en toestemming van het UWV of de kantonrechter zijn essentieel.
• Communicatie:
  Hoe wordt een ontslag gecommuniceerd? Wanneer krijgt de werknemer eerst een waarschuwing? Zorg voor duidelijke en tijdige communicatie richting de werknemer over het ontslag en de reden erachter.
• Sociaal plan:
  Bij een collectief ontslag helpt een sociaal plan om de gevolgen voor de werknemers enigszins op te vangen. Denk aan een financiële vergoeding, hulp bij het vinden van nieuw werk of een opleiding.
• Begeleiding:
  Bied je begeleiding aan ontslagen werknemers? Bijvoorbeeld in de vorm van outplacement? Vermeld dat in het ontslagbeleid.

De details van een ontslagbeleid zijn grotendeels afhankelijk van je organisatie en de wetgeving. Zorg er bij twijfel voor dat je een juridisch adviseur raadpleegt, zodat je er zeker van bent dat het ontslag wettelijk geldig is.

Iets dat niet vergeten mag worden in een ontslagbeleid is de transitievergoeding of ontslagvergoeding. Ook hiervoor zijn de regels wettelijk bepaald.

Op het moment dat jij als werkgever het initiatief neemt voor een ontslag, ben je (in de meeste gevallen) verplicht een transitievergoeding te betalen aan de werknemer.

Wordt de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigd? En willen jullie het ontslag afwikkelen met een vaststellingsovereenkomst? Dan komt de wettelijke transitievergoeding te vervallen, en ga je met de werknemer in onderhandeling over een ontslagvergoeding.

De hoogte van een transitievergoeding is vastgesteld door de overheid. Bij een ontslagvergoeding mag je daarvan afwijken. In deze blog lees je meer over de transitievergoeding en ontslagvergoeding.

Heeft jouw organisatie een offboardingsbeleid? Dat is mooi meegenomen, want er is een overlap tussen een ontslagbeleid en een offboardingbeleid. Offboarding is immers het proces rondom het beëindigen van een arbeidsovereenkomst en het vertrek van een werknemer. Als je het offboardingbeleid vastlegt op papier én rekening houdt met de wetgeving, spreek je van een ontslagbeleid.

Offboarding, en dus ook het beëindigingsbeleid, omvat onder andere:

• de opzegtermijn
• de laatste dag van het dienstverband
• wanneer een exitgesprek zal plaatsvinden
• de transitie- of ontslagvergoeding
• outplacement
• de uitbetaling van vakantiedagen, overuren, bonussen en declaraties
• wanneer het laatste salaris wordt uitbetaald
• een IT-stappenplan om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie het bedrijf verlaat
• ontslagvolgorde
• overdracht van werkzaamheden aan een andere collega.

Een ontslagbeleid of beëindigingsbeleid helpt je om ontslagen volgens een vast stappenplan en in volle transparantie te doorlopen. Dat scheelt stress en biedt duidelijkheid aan zowel werkgever als werknemer. Zelfs voordat een ontslag plaatsvindt.

Hoewel een gedegen beëindigingsbeleid houvast biedt aan jou als HR-professional, maakt het een ontslag voor de werknemer uiteraard niet minder stressvol. Daarom kiezen steeds meer werkgevers voor aanvullende begeleiding voor ontslagen werknemers in de vorm van outplacement.

Outplacement is een dienst die wordt aangeboden aan werknemers die hun baan verliezen, vaak als onderdeel van het ontslagpakket. Met outplacement wordt de werknemer professioneel begeleid bij het opnieuw oriënteren op de arbeidsmarkt en het vinden van een nieuwe baan. Daarbij kun je denken aan het optimaliseren van het cv en LinkedIn-profiel, vacatures zoeken en sollicitatiegesprek training. Zo is de werknemer snel weer aan de slag. Ook laat het de overgebleven werknemers zien dat jouw organisatie goed voor personeel zorgt, zelfs als ze worden ontslagen. Kortom, met outplacement maak je het beëindigingsbeleid van jouw organisatie compleet.

Wil je meer informatie over outplacement en de voordelen ervan voor jouw organisatie en je werknemers? Of wil je sparren met Careerminds als outplacementpartner? Neem contact met ons op. Onze experts denken graag met je mee.

Natascha Ossewaarde

Als gediplomeerd journalist weet Natascha als geen ander hoe ze complexe teksten en vraagstukken kan vertalen naar begrijpelijke content. Tijdens haar opleiding liep ze o.a. stage bij het bedrijf achter de Nederlandse Carrièrebeurzen en schreef daar tientallen teksten over HR- en carrière-onderwerpen. Daarnaast is ze redactiecoördinator & editor geweest bij een uitgeverij van fiscale vakbladen en heeft ze als copywriter & SEO-specialist bij een marketingbureau gewerkt. Inmiddels runt Natascha twee eigen ondernemingen en helpt ze als freelance tekstschrijver uiteenlopende bedrijven aan kwalitatieve teksten en een betere vindbaarheid in zoekmachines.