Hoe beslis je als bedrijf wie je moet ontslaan? Alles over het afspiegelingsbeginsel

Krijgt jouw organisatie te maken met een grote ontslagronde? En is dat wegens bedrijfseconomische redenen? Dan mag je als werkgever niet zelf bepalen wie je ontslaat. Je bent namelijk verplicht je te houden aan het afspiegelingsbeginsel.

In deze blog lees je hoe je het afspiegelingsbeginsel praktisch toepast, de uitzonderingen op de regel, en wat je kunt doen voor de ontslagen werknemers.

Het afspiegelingsbeginsel is een selectiemethode bij ontslag en bepaalt wie er ontslagen mag worden en in welke volgorde. Het beginsel is wettelijk vastgesteld, dus je bent als werkgever verplicht om je eraan te houden. Met het afspiegelingsbeginsel zijn werknemers beter beschermd tegen (leeftijds)discriminatie.

Voor jou als HR-professional is het afspiegelingsbeginsel een handig hulpmiddel. Je hoeft immers niet zelf de lastige beslissing te maken wie ontslagen wordt. Bovendien maken wettelijke regels het makkelijker om de keuze voor het ontslag uit te leggen aan de werknemer(s) in kwestie.

Het afspiegelingsbeginsel treedt in werking bij ontslagen wegens bedrijfseconomische redenen. Denk aan een reorganisatie, een verslechterde financiële situatie van het bedrijf of een bedrijfsverhuizing. Maar ook aan werkvermindering door automatisering of de beëindiging van (een gedeelte van) de bedrijfsactiviteiten.

Een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen loopt via het UWV. Je bent als werkgever daarom verplicht een ontslagvergunning aan te vragen bij het UWV. Ook moet je kunnen aantonen:

• waarom ontslag noodzakelijk is, 
• om hoeveel functies het gaat, 
• welke functies er verdwijnen.

Expert Tip
Sta jij als HR-professional voor de uitdaging van een collectief ontslag? In deze blog krijg je praktische tips en lees je over de wettelijke regels.

Voordat het afspiegelingsbeginsel in werking treedt, vinden eerst de volgende ontslagen plaats:

1. Ingehuurde krachten (uitzendkrachten, zzp’ers etc.).
2. AOW-gerechtigden.
3. Oproepkrachten.
4. Werknemers met een tijdelijk contract dat nog maximaal 26 weken duurt.

Na bovengenoemde ontslagen wordt aan de hand van het afspiegelingsbeginsel vastgesteld welke overige werknemers kunnen worden ontslagen. Dat gebeurt door werknemers te verdelen in groepen met vergelijkbare functies en vervolgens in leeftijdsgroepen. Binnen de leeftijdsgroepen bekijk je wie het laatst is aangenomen. Die werknemer wordt als eerste ontslagen.

Let op: afwijkende ontslagregels voor uitzendkrachten, werknemers in de zorg en payrollmedewerkers.
Voor uitzendkrachten gelden andere ontslagregels als het gaat om het bepalen van de ontslagvolgorde. Net als voor sommige werknemers in de sector zorg en welzijn. Ook voor het ontslaan van payrollwerknemers gelden specifieke regels. Deze regels vind je in de Ontslagregeling.

Laten we het afspiegelingsbeginsel vertalen naar de praktijk. Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen om het afspiegelingsbeginsel op de juiste manier toe te passen.

Stap 1: Bepaal hoeveel functies (of fte) moeten vervallen

Stap 2: Verdeel de werknemers in functiegroepen

Voor werkinhoud, beloning en kwaliteiten zijn verschillende functiegroepen mogelijk.

Stap 3: Bepaal het type contract van de werknemers

• Groep A: externe werknemers (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers).
• Groep B: AOW-gerechtigden.
• Groep C: oproepkrachten met een nul-urencontract.
• Groep D: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd dat binnen 26 weken eindigt (inclusief payrollers).
• Groep E: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die na 26 weken afloopt, en werknemers met een contract voor onbepaalde tijd.

Stap 4: Zijn ontslagen noodzakelijk bij uitwisselbare (vergelijkbare) functies?

Dan worden werknemers uit groep A als eerste ontslagen.

Stap 5: Zijn meer ontslagen noodzakelijk?

Verdeel de werknemers uit de groepen B tot en met E met vergelijkbare functies in de volgende leeftijdsgroepen:

•       15 – 25 jaar
•       25 – 35 jaar
•       35 – 45 jaar
•       45 – 55 jaar
•       55+ jaar

Stap 6: Reken uit hoeveel werknemers per leeftijdsgroep ontslagen moeten worden

De werknemers uit groep B tot en met E tellen daarbij allemaal mee, zodat de leeftijdsopbouw binnen deze groepen zoveel mogelijk gelijk blijft.

Stap 7: Wie komt als eerste in aanmerking voor ontslag?

De werknemers uit groep B tot en met D worden als eerste ontslagen. Pas daarna ontsla je werknemers uit groep E.

Expert Tip
Een goede offboarding zorgt ervoor dat ontslagen gestructureerd en soepel verlopen. In deze blog lees je meer over offboarding.

Voor elke regel bestaan uitzonderingen, en dus ook voor het afspiegelingsbeginsel. Voor het gemak splitsen we deze uitzonderingen op in veel voorkomende uitzonderingen en bijzondere situaties.

In de volgende gevallen mag je als werkgever afwijken van het afspiegelingsbeginsel:

1. Als er in de cao andere regels zijn opgenomen met betrekking tot ontslag. In dat geval gelden de regels van de cao, en toetst een cao-commissie de ontslagen.

2. Als het bedrijf (of een vestiging ervan) sluit.

3. Als een hele functiecategorie komt te vervallen.

4. Als er een unieke functie vervalt. Dat is een functie die door slechts één persoon wordt uitgevoerd.

Je kunt als werkgever óók van het afspiegelingsbeginsel afwijken in de volgende, meer uitzonderlijke, situaties:

5. Als een werknemer onmisbaar is door kennis en vaardigheden die belangrijk zijn voor het functioneren van het bedrijf. Dit moet je als werkgever kunnen aantonen met bewijsstukken in de ontslagaanvraag. In diens plaats moet je een andere werknemer voordragen voor ontslag.

6. Als je één of meerdere werknemers onder leiding en toezicht van een derde laat werken (zoals het geval bij detachering) en de derde partij wil de uitzendkracht niet kwijt of ruilen voor een andere uitzendkracht.

7. Als voor een werknemer een opzegverbod geldt. Binnen dezelfde leeftijdsgroep wordt de eerstvolgende werknemer voor ontslag voorgedragen.

8. Als een werknemer ziek of gehandicapt is, en door het ontslag diens werk niet of minder kan uitvoeren.

9. Als je een werknemer wilt ontslaan wiens loonkostensubsidie is vervallen.

Het ontslaan van werknemers wegens bedrijfseconomische redenen moet zorgvuldig gebeuren. Het onderstaande afspiegelingsbeginsel voorbeeld maakt dat duidelijk:

In een uitspraak van de kantonrechter in Amsterdam uit 2020 wordt een werkgever veroordeeld tot herstel van de dienstbetrekking met terugwerkende kracht of het uitkeren van een billijke vergoeding voor het niet juist toepassen van het afspiegelingsbeginsel. De billijke vergoeding bedroeg één miljoen euro, naast een ontslagvergoeding van ruim € 180.000.

Met het afspiegelingsbeginsel voorkom je willekeur en/of discriminatie bij ontslag. Maar ook al voldoe je als werkgever aan de wettelijke regels, het maakt het ontslag voor de werknemer uiteraard niet minder heftig. Steeds meer werkgevers kiezen daarom voor outplacement als onderdeel van het ontslagpakket.

Met outplacement wordt de ontslagen werknemer professioneel begeleid bij het vinden van een nieuwe baan. Denk daarbij aan het optimaliseren van het cv en LinkedIn-profiel, passende vacatures zoeken en sollicitatiegesprek training. Zo is de werknemer doorgaans sneller aan het werk dan wanneer hij of zij zelf zou zoeken naar een nieuwe functie. Zie outplacement als een reikende hand richting werknemers om de gevolgen van het ontslag iets te verzachten.

Daarnaast laat het aanbieden van outplacement aan de overgebleven werknemers zien dat jouw organisatie goed voor hun personeel zorgt, zelfs als ze (gedwongen) worden ontslagen. Dat helpt je om je werkgeversmerk te beschermen.

Wil je graag meer informatie over outplacement en de voordelen ervan voor jouw organisatie en werknemers? Of wil je sparren met Careerminds als outplacementpartner? Neem contact met ons op. Onze experts denken graag met je mee.

Natascha Ossewaarde

Als gediplomeerd journalist weet Natascha als geen ander hoe ze complexe teksten en vraagstukken kan vertalen naar begrijpelijke content. Tijdens haar opleiding liep ze o.a. stage bij het bedrijf achter de Nederlandse Carrièrebeurzen en schreef daar tientallen teksten over HR- en carrière-onderwerpen. Daarnaast is ze redactiecoördinator & editor geweest bij een uitgeverij van fiscale vakbladen en heeft ze als copywriter & SEO-specialist bij een marketingbureau gewerkt. Inmiddels runt Natascha twee eigen ondernemingen en helpt ze als freelance tekstschrijver uiteenlopende bedrijven aan kwalitatieve teksten en een betere vindbaarheid in zoekmachines.