Reorganisatie: hier moet je als werkgever op letten

Verkeert je bedrijf in financieel zwaar weer? Of nemen plots veel personeelsleden ontslag? Dan kan een reorganisatie noodzakelijk zijn. Maar hoe pak je dat goed aan? Een reorganisatie kan immers zorgen voor onrust in het bedrijf. In dit artikel lees je aan welke regels je je als werkgever dient te houden. Maar ook wat je kunt doen voor de getroffen werknemers.

Wanneer is er sprake van een reorganisatie?

Een reorganisatie komt zelden uit de lucht vallen. Als HR-professional weet je waarschijnlijk al een tijd dat er ‘iets’ speelt. Maar wanneer spreek je van een reorganisatie?

Een reorganisatie is een noodzakelijke stap om een bedrijf te redden of om massaontslag te voorkomen. Redenen voor reorganisatie kunnen bedrijfseconomisch zijn (zoals te weinig omzet) of een falende directie. Ook kan het voorkomen dat er plots bovengemiddeld veel personeelsleden ontslag nemen waardoor bedrijfsprocessen moeten worden herzien. Ook een bedrijfsverhuizing of technologische ontwikkeling kunnen aan de basis van een reorganisatie staan.

Je spreekt van een reorganisatie als er doelbewust veranderingen worden doorgevoerd om:

a)       Het bedrijf levensvatbaar te houden.
b)       De dagelijkse organisatie van het bedrijf te verbeteren.
c)       De toekomst van personeel te waarborgen.

Een reorganisatie kan leiden tot gedwongen ontslagen.

Hoe werkt een reorganisatie: 8 regels voor werkgevers

Je mag niet zomaar een reorganisatie doorvoeren. Er zijn namelijk regels in het leven geroepen om werknemers te beschermen tegen ontslag. Aan welke regels moet je je als werkgever houden bij een reorganisatie? Dit zijn de 8 regels voor werkgevers:

1. Je moet de reorganisatie kunnen onderbouwen

De ontslagen moeten uiteindelijk getoetst worden door het UWV. Daarom moet je kunnen aantonen dat een reorganisatie noodzakelijk is. Dit toon je aan met de jaarcijfers over de laatste drie boekjaren. Maar ook met de huidige liquiditeitspositie en een toekomstverwachting van 26 weken. Daarnaast moet je kunnen aantonen welke maatregelen je al hebt getroffen om ontslagen te voorkomen. Denk aan het schrappen van luxe uitgaven.

Een reorganisatie hoeft overigens niet per definitie een financieel motief te hebben. Soms is het noodzakelijk om het bedrijf toekomstbestendig te maken. Ook in dat geval moet je de beslissing kunnen verantwoorden aan het UWV.

2. Is er sprake van een collectief ontslag? Overleg (verplicht) met de vakbond

Als er sprake is van een collectief ontslag, ben je als werkgever verplicht om te overleggen met de vakbond. Je spreekt van een collectief ontslag als binnen drie maanden 20 of meer werknemers hun ontslag krijgen. Deze werknemers moeten allemaal in één werkgebied werken.

3. Houd je aan de cao

Is er een cao? En zijn daarin regels opgenomen met betrekking tot reorganisatie? Dan dien je de bepalingen van de cao te volgen.

4. Vraag de OR om advies

Heeft jouw bedrijf meer dan 50 werknemers? Dan is een ondernemingsraad (OR) verplicht. Bij een reorganisatie ben je verplicht om de OR om advies te vragen. De uitkomst hiervan zal een grote rol spelen bij het uitvoeren van de reorganisatie.

5. Houd je aan het afspiegelingsbeginsel

Bij ontslag wegens bedrijfseconomische redenen bepaalt het afspiegelingsbeginsel de volgorde van ontslagen. Je bepaalt niet zelf wie er als eerste ontslagen wordt, maar bent aan wettelijke regels verbonden. Deze regels worden verderop in dit artikel besproken.

6. Bekijk of herplaatsing mogelijk is

Als werkgever moet je eerst proberen om werknemers te herplaatsen in je bedrijf voordat je ze kunt ontslaan. Herplaatsen kan bij een andere afdeling, op een andere locatie of bij een passende interne vacature.

7. Zeg arbeidsovereenkomsten op tijd op

Tenzij je tot een vaststellingsovereenkomst komt, moeten de ontslagen getoetst worden door het UWV of de cao-commissie. Bij tijdelijke contracten zonder opzegmogelijkheid toetst de kantonrechter het ontslag. Heb je toestemming gekregen voor de ontslagen? Dan dien je de arbeidscontracten binnen vier weken op te zeggen.

8. Houd je aan de wederindiensttredingsvoorwaarde

Gaat het na de reorganisatie beter met het bedrijf? En komt er binnen 26 weken een functie beschikbaar die eerder door een ontslagen werknemer werd vervuld? Dan dien je de ontslagen werknemer de baan met voorrang aan te bieden.

Het afspiegelingsbeginsel

Als werkgever bepaal je niet wie er als eerste ontslagen wordt. Je dient je aan het afspiegelingsbeginsel te houden. Het afspiegelingsbeginsel is bedoeld om een gelijkmatige afspiegeling van leeftijden te behouden.

Voordat het afspiegelingsbeginsel in werking treedt, vinden eerst de volgende ontslagen plaats:

1.  Ingehuurde krachten zoals uitzendkrachten of zzp’ers.
2.  AOW-gerechtigden.
3.  Oproepkrachten.
4.  Werknemers met een tijdelijk contract dat nog maximaal 26 weken duurt.

Na deze ontslagen worden – volgens het afspiegelingsbeginsel – de overige werknemers ontslagen. Payrollwerknemers vallen hier ook onder.

Je verdeelt werknemers met vergelijkbare functies in de volgende leeftijdsgroepen:

•       15 – 25 jaar
•       25 – 35 jaar
•       35 – 45 jaar
•       45 – 55 jaar
•       55+ jaar

Binnen deze leeftijdsgroepen bekijk je wie het laatst is aangenomen. Deze werknemer wordt in de regel als eerste ontslagen.

Wanneer mag je afwijken van het afspiegelingsbeginsel?

Er zijn vier situaties waarin je mag afwijken van het afspiegelingsbeginsel:

1. In de cao zijn andere regels opgenomen. Deze regels zijn dan leidend en een cao-commissie toetst het ontslag.

2. Het bedrijf of een vestiging gaat sluiten.

3. Een hele functiecategorie komt te vervallen.

4. Er komt één functie te vervallen. Die functie wordt door één persoon uitgevoerd.

Expert Tip:

Er zijn speciale gevallen die voor uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel zorgen. Deze lees je na op de website van de Rijksoverheid.

Reorganisatie: een beknopt stappenplan

Een reorganisatie heeft veel om het lijf. Zelfs als HR-professional kan het je duizelen hoeveel er geregeld moet worden. Onderstaand stappenplan is algemeen van aard en bedoeld als houvast.

Stap 1: De voorbereiding

Zodra je weet dat een reorganisatie in de lucht hangt:

•             Begin met het schrappen van luxe-uitgaven zoals personeelsuitjes.
•             Verleng geen tijdelijke contracten en neem geen nieuw personeel aan.
•             Probeer een nieuwe bedrijfsactiviteit te ontwikkelen.
•             Reorganiseer je loonkosten.

Is dit niet genoeg om ontslagen te voorkomen? Dan zal de leiding van het bedrijf de huidige situatie kritisch in kaart moeten brengen. Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

•             Wat gaat er niet goed?
•             Waarom komen er minder opdrachten binnen? Of worden er minder producten verkocht?
•             Zit ieder personeelslid nog op de juiste plek?
•             Kloppen de functieomschrijvingen nog?
•             Hoe groot zijn de verliezen?
•             Wat is ervoor nodig om het bedrijf financieel gezond te krijgen?

Stap 2: Plan van aanpak

Om onrust onder personeel zoveel mogelijk te voorkomen is een gedegen aanpak nodig. Welke stappen moeten genomen worden en binnen welke tijd? Alles moet zorgvuldig gebeuren, maar voorkom onnodig lang tijd rekken.

Verder dien je in deze fase:

• De cao te controleren op regels omtrent reorganisatie.
• Een adviesaanvraag te doen bij de OR (mits van toepassing).
• Waar nodig te overleggen met de vakbond.

Stap 3: Werknemers inlichten

Is het plan van aanpak (grotendeels) rond? Dan is het tijd om de werknemers zo spoedig mogelijk in te lichten. Met een goed plan van aanpak ben je voorbereid op vragen vanuit het personeel.

Stap 4: Bepaal de volgorde van ontslagen

Gebruik hiervoor het afspiegelingsbeginsel, zoals eerder beschreven.

Stap 5: Ontslag aanvragen bij het UWV

Ontslagen bij reorganisatie dienen getoetst te worden door het UWV. Je moet het UWV dus om toestemming vragen.

Uitzondering: bij tijdelijke contracten zonder opzegmogelijkheid toetst de kantonrechter het ontslag.

Stap 6: Arbeidsovereenkomsten opzeggen

Na toestemming van het UWV of de kantonrechter dien je de arbeidscontracten van de getroffen werknemers binnen vier weken op te zeggen.

Stap 7: Probeer tot een vaststellingsovereenkomst te komen

Toetsing van het ontslag door het UWV kun je voorkomen met een vaststellingsovereenkomst. Als bedrijf kun je ervoor kiezen om samen met de getroffen werknemer rond de tafel te gaan. Je legt samen de voorwaarden van het ontslag vast. Na een handtekening van beide partijen spreek je van een ontslag met wederzijdse goedkeuring. Let op: de werknemer heeft het recht om binnen twee weken terug te komen op de afspraken.

Wat kun je doen voor getroffen werknemers?

Voor de ontslagen werknemers breekt een onzekere tijd aan. Heeft de werknemer recht op een WW-uitkering of transitievergoeding? Wijs de werknemer dan op dat recht.

Daarnaast kun je als werkgever iets extra’s doen voor de werknemers in kwestie. Dat kan uit empathie zijn, maar het kan ook een tactische zet zijn om het bedrijfsimago te beschermen. Een goed voorbeeld van extra zorg voor ontslagen werknemers is outplacement. In een outplacementtraject worden werknemers begeleid bij het vinden van een nieuwe baan.

Door de ontslagen werknemer outplacement aan te bieden, voorkom je in de meeste gevallen onvrede en misschien zelfs rechtszaken. Bovendien geeft het een positief signaal af aan de werknemers die achterblijven na de reorganisatie. Zij zien immers dat er goed voor hen gezorgd wordt.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van outplacement? Neem contact op met Careerminds. Onze experts denken graag met je mee.